Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2025

Fotomarathon Vlaanderen is een initiatief van Foto Initiatief vzw.
Wij hechten veel belang aan uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens met zorg, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking of de wetgeving dat vereist.
De meest recente versie is altijd terug te vinden op onze website.

Als u onze inlogpagina bezoekt, plaatsen wij een tijdelijke cookie om te bepalen of uw browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd wanneer u uw browser afsluit.

Wanneer u inlogt, plaatsen wij ook verschillende cookies om uw inloggegevens en uw schermweergavekeuzes te bewaren. De aanmeldingscookies blijven twee dagen bewaard en de cookies voor schermopties gaan een jaar mee. Als u “Onthoud mij” selecteert, blijft uw aanmelding twee weken bewaard. Als u uitlogt uit uw account, worden de inlogcookies verwijderd.

Voor gebruikers die zich op onze website registreren, slaan wij ook de persoonlijke informatie op die zij verstrekken in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie op elk moment inzien, bewerken of verwijderen (behalve dat ze hun gebruikersnaam niet kunnen veranderen). Websitebeheerders kunnen deze informatie ook zien en bewerken.

Bewaartermijn van volgende gegevens:

• Inschrijvingsgegevens: tot intrekking van toestemming
• Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
• Foto’s en promotie: zolang relevant, max. 15 jaar
• Nieuwsbriefgegevens: tot intrekking van toestemming

Wij delen uw gegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde partijen die ons helpen bij de organisatie van het evenement.
Deze partijen handelen als verwerkers in opdracht van Foto Initiatief vzw, en mogen uw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Voorbeelden van dergelijke partijen:

• onze webhost en IT-dienstverlener,
• onze betaalprovider (voor inschrijvingsgelden).

Met al deze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten conform de AVG.
Wij geven uw gegevens niet door aan derden voor commerciële doeleinden.

Uw gegevens worden uitsluitend verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER) en niet doorgegeven aan landen buiten de EU.

Als u een account hebt op deze site, of opmerkingen hebt achtergelaten, kunt u verzoeken om een geëxporteerd bestand te ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren, met inbegrip van de gegevens die u aan ons hebt verstrekt. U kunt ook vragen dat wij uw persoonlijke gegevens wissen. Dit geldt niet voor gegevens die wij verplicht moeten bewaren voor administratieve, juridische of veiligheidsdoeleinden.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik, waaronder:

• beveiligde (SSL) verbindingen op onze website,
• beperkte toegang tot persoonsgegevens (enkel bevoegde medewerkers),
• regelmatige software-updates en beveiligingscontroles,
• beveiligde opslag van gegevens.

Uw persoonsgegevens worden achterliggend door Foto Initiatief vzw verwerkt ten behoeve van het evenement ‘Fotomarathon Vlaanderen’ voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Inlichtingen over uw inschrijving/betaling en uitwisselen van de nodige informatie voor het evenement
• Telefonisch contact opnemen op de dag van de fotomarathon indien u zich niet heeft kenbaar gemaakt bij de inschrijving
• Betalingen tussen Foto Initiatief vzw en uzelf
• Het versturen van uitnodigingen voor een volgende editie
• Het kunnen overhandigen van uw prijs indien u niet in de mogelijkheid was uw prijs op de prijsuitreiking te komen ophalen

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen: familienaam, voornaam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, e-mail, rekeningnummer.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Tijdens het evenement kunnen foto’s worden gemaakt waarop deelnemers zichtbaar zijn. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor promotie van toekomstige edities. Deze foto’s worden enkel gepubliceerd op de Fotomarathon Vlaanderen website.

Foto’s die gemaakt zijn door de deelnemers en die bij de inleverlocaties worden ingeleverd, worden ook gepubliceerd op de Fotomarathon Vlaanderen website.

De auteursrechten van de ingezonden foto’s blijven volledig bij de respectieve deelnemers; Foto Initiatief vzw verkrijgt enkel een niet-exclusief gebruiksrecht om deze beelden te publiceren in het kader van de Fotomarathon.

Indien u niet wenst dat uw afbeelding wordt gebruikt of gepubliceerd, kunt u dit aangeven via ons contactformulier of bij aanvang van de fotomarathon. U kunt een eerder gegeven toestemming ook op elk moment intrekken. In dat geval verwijderen wij het beeld zo snel mogelijk van onze website.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be